Rédiger un cahier des charges d'assurance qui trouve preneur

Un cahier des charges d'assurance a deux fonctions contradictoires : décrire précisément ce que la collectivité veut couvrir, et rester finançable par le marché. Beaucoup de consultations échouent parce qu'elles ne remplissent que la première.

Ce que le document doit contenir

La description du risque. C'est la partie la plus utile et la plus souvent bâclée : nombre de bâtiments, nature et usage de chacun, surfaces, année de construction, matériaux, état des toitures et des installations électriques, présence de bâtiments classés, équipements sensibles (station d'épuration, centre technique, salle polyvalente).

Les valeurs assurées, à jour, avec la méthode retenue pour les établir.

La sinistralité sur cinq ans : nombre, nature, montants indemnisés, causes, et mesures correctives prises.

Les garanties attendues, rubrique par rubrique, avec pour chacune la limite d'indemnité et la franchise souhaitées.

Les modalités de gestion : délais de déclaration, d'accusé de réception, de mandatement de l'expert, de règlement.

Le calendrier : date d'effet, durée, échéance annuelle, conditions de résiliation.

Les exigences qui font renoncer les candidats

• Des franchises symboliques sur les dommages courants : elles transforment l'assureur en gestionnaire de petits sinistres à perte.
• La renonciation à recours systématique, sans contrepartie.
• Des garanties « tous risques sauf » sans exclusions listées, qui rendent l'engagement impossible à évaluer.
• L'interdiction de tout écart au cahier des charges : le candidat qui ne peut pas tout accepter ne répond pas du tout.
• Des limites d'indemnité très élevées sans justification par les valeurs réelles.
• Un délai de réponse de trois semaines, incompatible avec l'obtention d'un accord de souscription.

La rubrique qui change tout : le tableau des écarts

Prévoyez explicitement, dans les pièces à remettre, un tableau où le candidat déclare, garantie par garantie : acquise / aménagée / refusée, avec le détail de l'aménagement.

Ce tableau produit trois effets :

1. Les candidats qui ne peuvent pas tout accorder répondent quand même, au lieu de se taire.
2. Les offres deviennent réellement comparables.
3. Vous pouvez noter la valeur technique sur une base objective.

Sans lui, vous découvrez les écarts dans les conditions générales, après l'attribution — c'est-à-dire trop tard.

Écrire pour être comparé

Numérotez les garanties et demandez que les réponses reprennent la même numérotation. Imposez un tableau de franchises au format fourni. Demandez une décomposition de la prime par garantie.

Trois offres présentées différemment prennent une journée à comparer, et se comparent mal. Trois offres au même format se comparent en une heure, et la notation devient défendable.

Le test avant publication

Avant de lancer la consultation, faites relire le cahier des charges par un professionnel du courtage qui ne répondra pas à votre marché, ou sondez informellement le marché. Une question suffit : « à ces conditions, trouveriez-vous un porteur de risque ? »

Une réponse négative avant publication coûte une conversation. La même réponse après l'ouverture des plis coûte trois mois et une procédure infructueuse.