Attestation de vigilance URSSAF : validité, obtention, erreurs à éviter

Parmi les motifs de rejet, celui-ci est le plus rageant : une entreprise parfaitement à jour de ses cotisations voit son offre écartée parce que le document produit était trop ancien.

Ce que l'acheteur vérifie

L'attestation de vigilance atteste que vous êtes à jour de vos déclarations et du paiement de vos cotisations sociales à la date de sa délivrance. L'acheteur la demande pour s'assurer qu'il ne contracte pas avec une entreprise en difficulté sociale, et parce qu'il y est tenu.

Elle s'accompagne le plus souvent de l'attestation de régularité fiscale, délivrée par l'administration fiscale, qui joue le même rôle côté impôts.

La règle des six mois

Les acheteurs exigent généralement une attestation de moins de six mois à la date de remise des offres. Certains sont plus stricts. Le règlement de consultation fait foi.

Le point qui piège : c'est la date de délivrance qui compte, pas la période couverte. Une attestation délivrée il y a sept mois et couvrant le trimestre en cours reste une attestation trop ancienne.

Comment l'obtenir

Depuis votre espace en ligne URSSAF, la délivrance est immédiate lorsque votre situation est à jour. Pour l'attestation fiscale, la démarche se fait depuis votre espace professionnel sur le site des impôts.

Si votre situation n'est pas à jour, c'est une autre affaire : régularisez d'abord, ou demandez un échéancier — une attestation peut être délivrée lorsqu'un plan d'apurement est respecté. Cela prend des jours, parfois des semaines.

L'authenticité se vérifie

Les acheteurs peuvent contrôler la validité d'une attestation auprès de l'organisme émetteur, à l'aide du code de sécurité qu'elle porte. Produire un document modifié n'est pas une astuce administrative : c'est un faux, et cela met fin à votre relation avec l'acheteur, voire davantage.

Les autres pièces à surveiller en même temps

Elles vieillissent toutes, à des rythmes différents :

• attestation de vigilance URSSAF : 6 mois ;
• attestation de régularité fiscale : à renouveler chaque année ;
• extrait Kbis : souvent 3 mois ;
• attestations d'assurance (RC professionnelle, décennale) : valables jusqu'à l'échéance annuelle du contrat ;
• qualifications professionnelles : selon l'organisme certificateur ;
• certificat de signature électronique : selon le prestataire.

Le cas des sous-traitants et cotraitants

Vous devez aussi vérifier la situation de vos partenaires : un donneur d'ordre est tenu de s'assurer que son sous-traitant est à jour de ses obligations, et de renouveler cette vérification périodiquement pendant l'exécution du contrat.

Demandez leurs attestations en même temps que leur devis, et remettez-vous un rappel : une attestation obtenue au démarrage d'un marché de quatre ans ne vaut plus rien la deuxième année.

Le tableau qui règle le problème pour de bon

Un tableau, six lignes, deux colonnes : la pièce et sa date d'expiration. Un rappel à J-60 sur chacune.

Ce tableau vaut mieux que n'importe quel outil : le jour où une consultation intéressante sort avec dix jours de délai, vous savez en trente secondes si vous pouvez répondre. C'est exactement le genre de détail qui sépare une entreprise qui gagne des marchés d'une entreprise qui « n'a jamais le temps ».